Proč MENDELU vyhodí 5,4 milionů korun z okna

Jan Řezáč

8.9.2021

čtení na 19 minut

Pojďme dnes společně nahlédnout do problematiky výběrových řízení na digitální projekty. Označil bych tento obor jako královskou konzultační disciplínu. Je velmi obtížné udělat takové výběrové řízení, které instituci skutečně pomůže najít skvělého dodavatele.

A možná budete překvapeni, že to častokrát není ani tak kvůli zákonům, jako kvůli nezkušenosti zadavatelů.

Pro exkurz do tohoto světa využijeme výběrové řízení (VŘ) Mendelovy univerzity v Brně, dále jen MENDELU vypsané 16. 2. 2021 na deset nových webů v maximálním objemu 5,4 milionu korun.

V článku odhalíme, proč možná výběrové řízení nevyjde tak, jak by MENDELU chtěla a jakých chyb se dopouštějí stovky dalších zadavatelů. Věřím, že po přečtení článku je vy už nikdy neuděláte a na pomoc si vezmete opravdu zkušené partnery, jako jsou třeba 4E & Nehoupat (a ne, nemám z toho provizi).

Jak to všechno dopadne?

V dalších kapitolách textu projdu výběrové řízení MENDELU z různých aspektů a pokusím se vysvětlit, proč to pro MENDELU nedopadne dobře, i když ty weby nakonec dostanou.

MENDELU vypsala výběrové řízení na dodavatele, ale zároveň:

  • nesdílí s dodavatelem, proč ten projekt vlastně dělá,
  • není možné říct, zda bude projekt pro univerzitu přínosný (lze říct, že nové weby existují, ale to není totéž),
  • soustředí se na grafiku místo na obsah a technologie,
  • projekt není ukotven v realitě kvalitativního a kvantitativního výzkumu,
  • zadání je velmi rámcové a vyžaduje dopracování — to může probíhat i za běhu projektu, ale chce to čas, který dnes v projektu není,
  • termín je zcela šibeniční i pro jeden web této velikosti natožpak pro deset,
  • celý technický systém bude záviset na jednom externím programátorovi,
  • dodavatele vybere na cenu a líbivost referencí, což nemůže dopadnout dobře.

A co je nejhorší? Když to MENDELU takto udělá, nikdo to nebude řešit (!), protože weby byly spuštěny, vizuálně to bude vypadat líp, tak v čem je problém? A za pár let někoho napadne, že je potřeba jít do dalšího redesignu.

MENDELU dnes vydává energii, čas a peníze fundamentálně špatným směrem a fundamentálně špatným způsobem.

Přestože mám za sebou nezanedbatelné množství práce na digitálních projektech všech velikostí, napsal jsem o tom knihu, přednášel na všech významných akcích u nás — i tak je možné, že se mýlím! Nahlížejte tedy na tento článek kriticky, stejně jako já jsem nahlížel kriticky na dané VŘ.

Ve všech případech budu mluvit o rizicích projektu, které vnímám jako nepodchycené a neřešené. Je možné, že je MENDELU řeší tak, že to nevidím z dokumentů k výběrovému řízení a je tam nějaká vnitřní koherence, která mi uniká. Může se to stát — i přesto ale využiji tuto příležitost, aby alespoň ostatním zadavatelům VŘ naznačil některé aspekty projektu, které ho mohou negativně ovlivnit.

Každá z uvedených oblastí může projekt doslova položit na lopatky.

👉 Špatně nastavené cíle

👉 Zaměření na grafiku

👉 Pseudo-uživatelský výzkum a zadání

👉 Šibeniční termín

👉 10 velkých třesků

👉 Programátora zajede auto

👉 Způsob výběru dodavatele

Kurzivu využívám pro citace z materiálů výběrového řízení.

1. Špatně nastavené cíle

Mendelova univerzita v Brně (dále jen „objednatel“) se rozhodla vytvořit nové weby univerzity, fakult a vybraných dalších univerzitních pracovišť prostřednictvím vybraného Poskytovatele s cílem těchto deset webů propojit do nového a společného integrovaného řešení.

Odstavec výše se asi nejvíce blíží nastavení nějakých cílů projektu v celé zadávací dokumentaci. Rozhodli jsme se vytvořit 10 webů v rámci jednoho integrovaného řešení. Zní to vlastně docela v pohodě, weby spustíme v termínu a cíl projektu byl naplněn.

Digitální projekty mají háček. To, že spustím hezčí web, neznamená, že mi něco přinese. Navíc za něj zaplatím, takže má spíše záporný přínos — dokud mi nevydělá a nezaplatí se.

The RIGHTER we do the WRONG thing, the WRONGER we become.

– Dr Russell Ackoff

Proč mají univerzity weby?

Chtějí více uchazečů. Uchazečů, kteří budou ideálně od třeťáku na gymplu snít o tom, že půjdou právě na tuto univerzitu / fakultu, v pohodě si vyberou obor a přihlásí se (ideálně několikrát) a pak se zapíšou.

Univerzity nemají weby kvůli studentům, protože ti mají informační systém a na web chodí tak maximálně kvůli otevírací době studijního oddělení. Další potenciální návštěvníci jsou široká veřejnost, partneři ze soukromého sektoru a vědci. Pro jednoduchost zůstaňme u uchazečů.

Chce MENDELU ovlivnit redesignem chování uchazečů? To vlastně není zcela zřejmé. Je možné, že těch 5,4 milionu chce dát jen za technickou migraci webů jinam, protože řeší problémy s poskytovatelem současného řešení, který jim řekněme vyhrožuje vypnutím webů. V tom případě ale není jasné, proč mění grafiku a uspořádání obsahu některých stránek. V zadání bohužel zcela chybí specifikace návštěvníků webů a jejich potřeby, obavy či motivace.

Pokud má redesign deseti webů MENDELU něco přinést, tak je potřeba mít jasno alespoň ve dvou oblastech.

  1. Čeho chceme dosáhnout?
  2. Proč by měl fungovat náš přístup k projektu?

Pokud má MENDELU nastavené cíle stylem udělejte nám 10 webů, protože je chceme, tak všichni zaměří síly na to, aby ty weby existovaly a byly hezké nikoli, aby se univerzitě investice vrátila například v podobě většího počtu přihlášek.

Pokud chce MENDELU více zapsaných uchazečů, jak nepřímo naznačuje poptávka po nové grafice, změny obsahu a blízký termín realizace, tak ze zadání vůbec nevyplývá, proč by to mělo fungovat. A je to i tím, že se zadavatel zaměřuje na úplně jiné věci, než ty, které by mohly skutečně ovlivnit chování uchazečů.

2. Zaměření na grafiku

Každý web je složen ze tří oblastí — obsah, technické řešení a grafika.

  • Obsah jsou texty, fotky, videa, infografiky,…
  • Technické řešení je frontend, backend, hosting, doména a související procesy.
  • Grafika je uživatelské rozhraní (UI) a interpretace vizuálního stylu zadavatele.

Celé výběrové řízení se soustředí na grafiku, která se bude líbit zadavateli. Hodnotící kritéria jsou postavena na ceně a grafických referencích dodavatele.

  • (dodavatel předloží funkční url adresu a snímek obrazovky (prinscreen) administračního rozhraní CMS s editoru WYSIWYG) — bude hodnocena z hlediska srozumitelnosti, použitelnosti a funkcionality;
  • prezentace tří realizovaných webových designů, jejichž autorem je člen realizačního týmu na pozici grafický designér dle čl. 6 odst. 6.4, které člen týmu považuje za špičku své tvorby a jsou tematicky obdobného zaměření jako předmět veřejné zakázky (např. příroda, ekologie, univerzita atp.)

Navíc si univerzita přizve odborníky, kteří pomohou dodanou grafiku zhodnotit do nejmenšího detailu.

Objednatel upozorňuje, že na kvalitu grafických návrhů bude kladen vysoký důraz a nevyhovující grafická podoba současných stránek je jeden z důvodů změny. Ke schválení grafických návrhů objednatelem může být přizván nezávislý expert z UMPRUM či obdobné kvalifikace.

Paradoxně je menší důraz na technickém řešení — ačkoliv je popsáno mnohem podrobněji. Na samotný obsah webů není kladen skoro žádný důraz. Přitom důležitost těchto tří oblastí je zcela opačná. Pokud chci ovlivnit chování lidí tam venku, tak má grafika nejmenší vliv a obsah největší. Lidé nechodí na web kvůli grafice, ale kvůli obsahu.

Je možné, že si obsah univerzita řeší bokem v rámci jiných dodávek či interní práce. V takovém případě je ale zvláštní, že tato skutečnost není reflektována v návrhu struktury webu a přiložených wireframů. Změny na úrovni komunikace značky, průchodů webem, informační architektury, SEO či práce s klíčovými cílovkami by z nich měly být velmi dobře vidět, ale nejsou.

Jediné, co se o obsahu z textu VŘ dozvíme — kromě wireframů a úprav části struktury webů — je, že část obsahu bude automaticky zmigrována.

Objednatel nepožaduje vytvoření nového obsahu pro žádný z částí integrovaného webu. Objednatel si převod obsahu z původních webů na nově vytvořené webové stránky částečně zajistí samostatně, přičemž požaduje i strojovou migraci provedenou poskytovatelem skrze 20 převodních matic v celkovém rozsahu 1000 stránek.

Zaměření se na grafiku dává a nedává smysl zároveň. „Konkurence“ MENDELU v Brně jsou MUNI a VUT. Obě v minulých letech redesignovaly vizuální styl a s ním i weby. MENDELU vedle nich dnes vypadá jako chudý příbuzný. Ale není to grafikou webu. Je to vizuálním stylem a s tím webový grafik nic moc neudělá.

Webový grafik reálně řeší dvě věci:

  1. Responsivní prvky uživatelského rozhraní (UI). Ty jsou dnes zcela standardizované a všichni dodavatelé je dodají dostatečně dobře a podobně.
  2. Interpretaci těchto prvků do vizuálního stylu univerzity.

Lze to udělat dobře či špatně. Špičkový grafik z vizuálního stylu vymáčkne víc, než by zadavatel považoval za možné. Ale nic to nemění na tom, že pokud chce univerzita jiný grafický projev svých webů, tak musí primárně změnit svůj vizuální styl NIKOLIV grafiku webů. Ta jen důsledkem vizuálu.

Pokud by najali špičkového webového grafika, tak samozřejmě budou weby na zcela jiné úrovni a může to ovlivnit určitou část uchazečů. Má to dva háčky. Špičkový grafik odmítne pracovat s aktuálním zadáním (viz dále), nestihne termín a v rozpočtu na něj nebudou peníze. Špičková grafika podobného ekosystému webů vyjde klidně na milion a ten prostě v rozpočtu není. Dokonce ani půl milionu.

Perlička na závěr je, že pro redesign vizuálního stylu by byli odborníci z UMPRUM skutečným přínosem. Pro redesign webu velmi pravděpodobně nikoliv. Z webu UMPRUM je jasně vidět, že mají obory zaměřené na tradiční grafický design nikoliv digitální design a míchat tradiční grafické designery do digitálního designu je z mé zkušenosti kontraproduktivní. Web není plakát a vice versa. V rámci univerzit je dnes nejdále ve vizuálním digitálním designu UTB.

3. Pseudo-uživatelský výzkum a zadání

Objednatel má hotové a závazně schválené wireframy webů zpracované na základě uživatelského výzkumu, wireframy a jejich popis jsou součástí přílohy č. 2 — Funkční specifikace jednotlivých webových prezentací.

Skvělé! Udělali uživatelský výzkum a pak wireframy. Tohle moc veřejných zadavatelů ke své škodě nedělá. My už sice wireframy příliš nepoužíváme, ale mohou být relevantní a třeba i v tomto případě budou.

V čem je MENDELU jiná? Je tu víc blbečků. (ano, tohle je vážně citace)

„Uživatelský výzkum“

Tak jsem si rozkliknul více informací a moje srdce přestalo plesat. Uživatelský výzkum v podání MENDELU bohužel není uživatelský výzkum. Je to jediný a navíc ještě nezpracovaný dotazník mezi studenty a zaměstnanci. 1645 odpovědí, které pro redesign webu nepomáhají ani náznakem. Je možné, že zadavatel využil další výzkumné metody, ale v zadání tuto skutečnost nesdílí.

Uživatelský výzkum je nástroj pro řízení rizika. Kdybychom se drželi cíle, že univerzita chce více zapsaných uchazečů, tak je riziko dvojí:

  • uchazeči nezvládnou web použít,
  • nepodaří se je ovlivnit a zvednout tak množství nově zapsaných studentů.

Očekával jsem interpretaci dat z Google Analytics, klasifikační analýzu klíčových slov, sense-making hloubkových rozhovorů nebo uživatelského testování. Ale dotazník mezi studenty a zaměstnanci? Proč?

Aktuální studenti jsou u webů ostatních vysokých škol nejméně podstatná cílová skupina. Dotazník je nejméně zajímavá metoda uživatelského výzkumu, když řešíte weby. Netuším, jaký byl záměr. Netuším, co z něj získali. Já bych toho moc získat nedokázal.

Pro všech 10 webů existují hotové a schválené wireframy, které byly zpracované na základě uživatelského výzkumu, jehož výsledky jsou k dispozici zde.

„Wireframy“

No dobře. Výzkum neudělali nebo ho tají, tak alespoň ty wireframy. Pro vaši představu — univerzitní weby mají tisíce či desetitisíce stránek. Mnoho z nich je podobných, ale přesto je tam určitá variabilita. Wireframů je v zadání dvanáct (a navíc jejich mobilní verze). Z větší části se jedná o nejméně důležité stránky, tedy homepage webu.

Jasně, ta stránka se jmenuje hlavní, ale polovina návštěvníků se na ni nikdy nepodívá, není důležitou součástí klíčových průchodů webem a její obsah vlastně většinu návštěvníků vůbec nezajímá. Dobrá homepage je rozcestník. V kontextu zbytku webu je nepodstatná.

Wireframy vytváříte a dáváte do zadání proto, abyste opět eliminovali riziko, že dodavatel dodá něco, co lidé nebudou chápat nebo chtít používat. Hlavní účel wireframů je, aby se daly testovat. To, zda byly otestované nebo ne, netuším. S hlavními stranami se to dělá poměrně obtížně a vzhledem k tomu, že obsah zahrnuje převážně proškrtnuté obdelníky a nedrží ani jasnou typografickou hierarchii, tak to nepředpokládám.

Nejdůležitějším a ve VŘ několikrát zmíněným atributem wireframů je, že jsou schválené. Mimochodem takové zafixování a posvěcení autoritou je asi to poslední, co rozsáhlé digitální projekty potřebují. Svět je dynamický, je potřeba měnit věci podle toho, co se děje venku i uvnitř.

„Informační architektura“

Podívejme se na rámcovou struktura webů. Vidíme z ní, co bude v hlavičce jako horní lišta. A taky je tam několik otazníků. Znamená to, že zatím ještě neví, jak bude uchazeč hledat svůj obor?

Když pominu to, že struktura webu a informační architektura, jsou 2 zcela rozdílné věci, tak má navržená struktura řadu háčků:

  • Struktura je povrchní — při realizaci se objeví velké množství věcí, které budou jinak, než je odpovědná osoba chce (například na fakultách).
  • Nereflektuje klíčové průchody webem (jeden příklad za všechny jsou tiskové zprávy, které na jiných univerzitních webech nečte prakticky nikdo).
  • Devět odkazů v hlavičce je asi o pět víc než lidé potřebují proto, aby byl web srozumitelný a použitelný.
  • Předpokládám, že navržená navigace nebyla kvantitativně otestována, což je u složitých webů standard.

V každém případě jsem rád, že se zadavatelům na MENDELU líbí sekce Život na MENDELU (převzato z VUT) nebo odkazy Student a Zaměstnanec v pravé části hlavičky (převzato z MUNI). 😉

Technická stránka zadání

Technická stránka webů není moje silná stránka, takže jsem se rozhodl zeptat Roberta z Nehoupat. Dělají technický dozor realizace webů i výběrka a zajímalo mě, co si o zadání myslí. Bylo toho nakonec o dost více než cituji v následujících odstavcích. Ponechal jsem spíše ty úsměvné části.

Robert:

Zadání je buď recyklátem nebo plagiátem zakázky z roku 2016 (v této není uvedená, na rozdíl od zakázky MENDELU, osoba odlišná od Zadavatele, která se podílela na přípravě zadávací dokumentace). Schválně si porovnejte přílohu 1 u obou zakázek.

Některé odstavce jsou třeba i v zakázce Valašského muzea v přírodě v Rožnově pod Radhoštěm z roku 2019. Celkově se v zadání objevují věty, které se slepě kopírují mezi dalšími zadávačkami a není jisté, jestli zadavatel vůbec ví, proč je tam má (např. 2.4 Požadavky na koncepci a funkčnost systému URL).

Celá technická část zadání je pak špatně srozumitelný mix funkčních a nefunkčních požadavků plných kondicionálů, budoucího času a nepřesných, někdy úsměvných (“píkově až 20 000 návštěv za den”) formulací. Je definováno velmi málo technických ukazatelů, podle kterých lze posuzovat kvalitu poskytované služby. Našel jsem jenom dostupnost webů 99.5 % (bez definice jak je měřena) a PageSpeed — nesrozumitelně jako jedna hodnota pro Web vitals, které ale tvoří více ukazatelů, jen Core Web Vitals jsou tři ukazatele.

Navíc s humorným cílem (SLO):

Poskytovatel garantuje rychlost prvního načtení všech typových stránek webu zahrnutých ve wireframech v měření službou PageSpeed Insights na úrovni celkového hodnocení Web Vitals pro mobilní zařízení 50–89 bodů ze 100 a pro počítač 90–100 bodů ze 100. Objednatel explicitně upozorňuje, že nedodržení tohoto kvalitativního kritéria rychlosti načítání klíčových stránek jednotlivých webů může být důvodem pro nepřevzetí díla.

Znamená to, že pro umožnění převzetí, raději web na mobilu zpomalím z 95 na 89 bodů?

Poměrně divoká je pak možnost využít bezplatně infrastrukturu MENDELU pro provoz výsledného řešení. Který uchazeč by ji nevyužil, když cena hostingu je modelována na čtyři roky a započítána do celkové ceny, která má váhu 30 %?

Další požadavky na podporu jsou pak buď úsměvné (kritická vada = vada, která ohrožuje dobré jméno objednatele, existence velmi kritických vad …) nebo vyloženě směšné: “Poskytovatel poskytne objednateli kopii webu, včetně programového klíče, kódu, databáze a veškerých dat tak, aby objednatel mohl obnovit (zprovoznit) web i bez aktivní pomoci poskytovatele.“ Na cíli, který za tímto požadavkem je, samozřejmě nic směšného není, ale takto ten cíl naplnit opravdu nelze.

Obecně jsou technické požadavky velmi nepřesně popsané, chaoticky uspořádané a špatně kontrolovatelné. Na projekt takovéto velikosti je jich navíc zoufale málo.

Děkuji Robertovi za komentář a pojďme dále.

4. Krkolomný termín

Nemáme zadání, nemáme záměr, soustředíme se na nevhodné oblasti, ale máme termín. A ten termín je skutečně šibeniční. Dodavatel má za 4 měsíce vytvořit 7 nových webů (univerzita a fakulty), následně do 2 měsíců 3 další weby. Mezery v zadání předpokládám zaplní vlastní fantazií, tak je také s grácií neřešme a pojďme na ten termín.

Chvíli mi vrtalo hlavou, proč je termín tak krkolomný. Jediný důvod, ke kterému jsem dospěl je, že univerzita chce být připravena na sezonu s novým webem. Sezona začíná v listopadu a web je díky pandemii klíčový touchpoint pro komunikaci s uchazeči. Všech 10 webů musí být v plné síle a připraveno lákat a vábit tisíce uchazečů.

Představuji si, že v nějakou chvíli proběhl dialog mezi HIPP (Highest Paid Person) a osobou, která dostala weby na starosti. Říkejme jí projektový manažer.

HIPP: „Potřebujeme, aby uchazeči v příští sezoně viděli náš nový web.”

Projektový manažer: <Mlčí>

HIPP: „Jsem si jistý, že to zvládnete.“

Projektový manažer: „Tak to dáme do smlouvy a všechno bude v pořádku. A zajistíme to sankcí 5.000 Kč za započatý den prodlení.“ <pro mě cajk, kdyžtak to hodíme na dodavatele>

Pojďme si to rozebrat:

  • I kdyby dodavatel všechno stíhal, tak univerzita prostě nemá šanci reagovat a poskytovat součinnost tak rychle. Už jen schvalování, navíc napříč fakultami, nebude na týden. A bez součinnosti univerzity se nové weby spustit nedají.
  • V zadání není žádná kritická cesta, která by říkala, že je ten termín reálný. Nevěřím, že je toto riziko jakkoliv řízeno, krom outsourcingu na dodavatele, který to podepíše, termín z nějakého důvodu na straně univerzity nevyjde a nic se nestane.
  • Udělat dobrý design system není otázka týdne. Třeba na MUNI jsme grafiku ladili a vylepšovali s dodavatelem jednotky měsíců.

Kdybych na straně univerzity řešil sezonu a přitahování uchazečů, tak poslední, co dělám, je redesign webů. Třeba takové VUT dělá každý rok skvělou kreativní kampaň, která na sebe přitáhne řádově více pozornosti než jejich postupně redesignované weby. Jiný kraj jiný mrav. MENDELU místo toho čeká velký webový třesk.

5. Deset velkých třesků

Velký třesk znamená, že nastane velké množství změn zároveň. Třeba změníme technické řešení, grafiku webu a ještě zasáhneme do obsahu. A pak to v kritickou chvíli (třeba začátkem sezony) všechno spustíme a doufáme, že v našich plánech nebude jediná chybka.

Špatná zpráva je, že tam budou chyby a změna webů bude mít neočekávané důsledky. A MENDELU tohle čeká desetinásobně. Komplexita je na úrovni logistiky očkování proti COVID v Jihomoravském kraji. Rizika jsou všude.

  • Web může selhat technicky — a to i tak, že to na první pohled nepoznáme
  • Oprava některých částí může být díky laxnímu zadání považována za vícepráci, takže proběhne příští rok (dodavatel bude mít plné ruce práce s plněním smlouvy a na vícepráce bude čas později)
  • Uchazeči či jiné cílovky se v něm nemusí orientovat
  • Nemusí pro ně být dostatečně přesvědčivý
  • Může a bude se rozpadat na různých zařízeních
  • Nebude vyřešena spousta drobných detailů, které způsobí, že lidé nebudou schopni plnit svoje agendy, o kterých dnes zadavatel centrálně netuší
  • Nebudou dokončeny obsahové úpravy — ono se řekne, obsah zmigrujeme ze stávajícího webu, ale takto jednoduché to není nikdy, obzvlášť ve chvíli, kdy se očekávají grafické kreace a naše dnes-ještě-dlouhé nadpisy z nich budou vytékat ven
  • Některé fakulty nebudou chtít nový web, pasivně se proti němu postaví a začnou si dělat svoje weby

A na toto všechno se přijde POTOM, co budou nové weby slavnostně spuštěny, takže už nebude cesty zpět. Dodavatel se zachová jako normální firma a úpravy si nechá zaplatit z předem schváleného rozpočtu.

Už jen jeden velký třesk představuje riziko, natožpak deset. Když dnes začínáme plánovat redesign většího webu, tak ho neplánujeme na letošní Vánoce, ale na ty příští. Pokud je to potřeba dříve, volíme jinou cestu. MUNI má asi 800 webů, VUT asi 150. Ani jedna univerzita je nespouštěla zároveň. Spustil se jeden. Odladily se neočekávané chyby. Tým si vydechl a šlo se na další. Paralelní řešení více webů zároveň nastalo až po nějaké době.

Jak je na tom s realizačním týmem MENDELU?

6. Programátora zajede auto

Realizační tým bude tvořit:

  • Projektový manažer (1 osoba);
  • Grafický designér (1 osoba):
  • Backend programátor (1 osoba);
  • Frontend programátor (1 osoba)

Kdo bude řešit UX či webovou analytiku není jasné. Ale pojďme na jiné riziko. Všechny weby MENDELU pojedou na systému, který bude spravovat jeden programátor. Jasně, může jich tam být víc, ale NEMUSÍ. Co když ho sklátí na měsíc COVID? Kde je ta výhoda oproti stavu, kdy mám vlastního programátora jako zaměstnance? Požadovaná zastupitelnost je nula.

Ve smlouvě tak lze sice najít fajn snahu o fixování klíčových členů týmu, ale s dosti problematickým řešením:

8.2.3 Objednatel si vyhrazuje právo na odmítnutí významných změn ve složení Realizačního týmu v době plnění Smlouvy.

Co se stane, když dá programátor výpověď nebo ho zajede auto, čert ví.

Poskytovatel bude veškerý vývoj organizovat ve vhodném verzovacím nástroji (například Git) a živý přístup do tohoto verzovacího nástroje předá pověřeným osobám objednatele. Nadto bude poskytovatel vést vhodnou formou dokumentaci díla tak, aby jí rozumněl nejen on, ale i pověřené osoby objednatele a případně třetí strana objednatelem pověřená.

Poskytovatel se zavazuje na vyžádání předat další správu a rozvoj webů objednateli nebo objednatelem pověřené třetí straně.

Na druhé straně se zadavatel snaží o předatelnost díla třetí straně. V praxi je naděje na předání projektu malá, stejně jako u všech ostatních IT projektů. I přes všechnu snahu se totiž může ukázat, že dokumentace je zastaralá a kód sice měl někdo kontrolovat, ale vlastně to nedělá. A proniknout do cizího kódu je vždycky bolestivé a docela drahé. Třeba u jistého e-shopu byla cena za převzetí na úrovni dvojnásobku toho, kdyby to někdo udělat od začátku znovu.

Pravděpodobně nejbezpečnější varianta je vyřešit systém svépomocí skrze interní tým s dostatečnou zastupitelností. Alespoň tak to řeší MUNI i VUT.

7. Způsob výběru dodavatele

Největší gól do vlastní brány si nechávám na závěr. Způsob výběru dodavatele. Začněme hodnotícími kritérii. Jsou celkem tři. První dvě jsou cena — za vytvoření 10 webů a za jejich rozvoj. Zajímavé je třetí kritérium, které tvoří 40 % váhy. Je pojmenované Kvalita navrženého řešení.

Přesnější název by mohl znít Líbivost referenčních projektů. Hodnotit se totiž bude pocit hodnotící komise z předchozích referencí grafika a vnímané vizuální kvality administrace.

  • funkční ukázková verze administračního rozhraní CMS včetně funkčního editoru WYSIWYG, které dodavatel navrhuje použít (dodavatel předloží funkční url adresu a snímek obrazovky (prinscreen) administračního rozhraní CMS s editoru WYSIWYG) — bude hodnocena z hlediska srozumitelnosti, použitelnosti a funkcionality;
  • prezentace tří realizovaných webových designů, jejichž autorem je člen realizačního týmu na pozici grafický designér dle čl. 6 odst. 6.4, které člen týmu považuje za špičku své tvorby a jsou tematicky obdobného zaměření jako předmět veřejné zakázky (např. příroda, ekologie, univerzita atp.) a srozumitelné představení východisek a záměrů autora při jejich tvorbě — realizované návrhy budou hodnoceny z hlediska srozumitelnosti, použitelnosti a formální uspořádanosti.

Dokumentace obsáhle popisuje srozumitelnost, použitelnost, funkcionalitu a formální uspořádanost. Hodnotit se budou na třístupňové škále.

  • 0 bodů = nesrozumitelné / složitě použitelné / chybějící důležité funkcionality / formálně neuspořádané;
  • 1 bod = srozumitelné / použitelné / funkční / formálně uspořádané;
  • 2 body = výjimečně srozumitelné / výjimečně snadno použitelné / výjimečně funkční / výjimečně formálně uspořádané.

Vidíte to taky? Ryzí pocity! Kterýkoliv dodavatel to může napadnout a VŘ se může táhnout po celý čas, který si MENDELU nachystalo pro realizaci. Weby dělám od roku 2001 a skutečně netuším, jak se liší srozumitelný návrh od výjimečně srozumitelného a netroufnul bych si to rozlišovat. Stejně tak — weby mají různé cílové skupiny a hodnotící komise nemá patent na rozum.

Opět jsem se rozhodl zeptat Roberta, co si o tom myslí on:

Hodnocení referencí je minimálně na hraně zákona — ačkoliv ZZVZ oproti předchozí právní úpravě sice výslovný zákaz hodnocení kvalifikace nebo zkušeností dodavatele neupravuje, odborná veřejnost se spíše kloní k neměnnosti tohoto zákazu také v kontextu ZZVZ. Kvalifikace dodavatele, tedy zejména kvalita referenčních zakázek, se totiž podle uvedených názorů nevztahuje ke kvalitativním hlediskům spojených s předmětem veřejné zakázky. Pro fajnšmekry podrobněji viz Dvořák, D., Machurek, T., Novotný, P., Šebesta, M. a kolektiv. Zákon o zadávání veřejných zakázek. Komentář. 1. vydání. Praha, 2017

Je dobře, že se zadavatelé postupně snaží zapojit do hodnocení kvalitu a nehodnotit jen čistě na cenu. Bohužel tohle je ukázka, jak se to dělat nemá, nedovedu si představit jak bude zadavatel svoje rozhodnutí důvěryhodně zdůvodňovat. Výsledky takovýchto soutěží budou spíš sloužit tomu, že se další zadavatelé budou bát kvalitu hodnotit. Ve finále se pak zadavatelé vymlouvají na to, že to Zákon o Zadávání Veřejných Zakázek neumožňuje a vrátí se k čistému hodnocení nabídkových cen, které nemají, zejména v našem oboru, nic společného s hodnocením opravdové ekonomické výhodnosti nabídek. Přičemž takové hodnocení i současná úprava zákona umožňuje a zakázky s použitím BVA (Best Value Approach) např. v implementaci M4E od 4E Consulting je možné najít i na brněnských univerzitách (MUNI, VUT).

Celý proces výběru je pak nastavený dost nepřátelsky (lhůty, kritéria) a v duchu “smlouva musí být odstrašující”, který u některých veřejných zadavatelů přetrvává z pradávných dob, kdy se firmy o veřejné IT zakázky praly.

Obdobně další odstrašující ustanovení jako nastavení sankcí, záruky, …

Posouzení smlouvy by mohlo (stejně jako posouzení Zadávací Dokumentace — hodnotících kritérií atd.) vydat na další článek. Už tak jsem se dost rozepsal. Tak si vytáhněme zase něco aspoň trochu úsměvného:

10.9. Jako heslo pro ověření oprávněnosti nahlášení požadavku dle čl. 4 Přílohy č. 1 si Smluvní strany dohodly………………………. [DOPLNÍ DODAVATEL].

Nezbývá než doufat, že heslo před zveřejněním v registru smluv někdo nezapomene začernit. 😃

Co si odnést?

Udělat dobré zadání není žádná legrace. Cest jak z toho ven je několik. Rozhodně bych začal tím, že MENDELU doplní:

  • Co je cílem webu?
  • Pro koho ten web je? Kdo je nejdůležitější cílovka?
  • Jaké jsou klíčové scénáře a konverzní akce jednotlivých cílovek?
  • Jak se to liší na jednotlivých webech?
  • Proč by měly naše nápady fungovat? (tedy krom toho, že jsme to okopírovali odjinud a jim to snad funguje…)
  • ….

A následně změní metodiku hodnocení, smlouvu a zostří technické požadavky.

S aktuálně nastaveným zadáním a smlouvou nemohou čekat, že získají dobrého dodavatele. i kdyby vše stihnul podle plánu, tak je rizik tolik, že to způsobí zástupcům univerzity skutečný bolehlav. A to na dalších několik let.

FAQ

Proč píšeš takové věci?

Nechci, aby veřejní zadavatelé vyhazovali peníze z okna. Nechci to ani u firem. Chápu, že soutěž v oblíbenosti mi článek asi nevyhraje. Je dlouhý, těžký a pro většinu lidí vlastně trochu nudný. Jsem příjemně překvapen, že čtete tento odstavec.

Myslíš si, že to zadání dělali blbečci?

Ani náhodou. Předpokládám, že na univerzitě pracují lidé, kteří jsou specialisté na něco jiného než na návrh webu a výběrová řízení digitálních projektů. Ono to vážně vypadá jednoduše, dokud se do toho člověk nepustí.

Proč zadání na digitální projekty dopadají takto?

Instituce mají oddělení veřejných zakázek a právníky, ale ti jsou zvyklí soutěžit toaletní papír na cenu nikoliv velké digitální projekty na kvalitu. Takže na jedné straně máme progresivního zaměstnance, který by chtěl soutěžit na kvalitu. A je chycen mezi mlýnskými kameny zajetých postupů a nemožností si vybrat zkušené partnery pro VŘ, protože právníky přece máme, takže co by na to řekl interní audit…

Výsledkem bývají hromady námitek, stížnosti na ÚOHS, zrušená výběrová řízení, průtahy a při nejhorším i pokuty. A bohužel i vyhořelí zaměstnanci, kteří se jen snažili dělat dobře svoji práci.

Je to zadání úplně špatně?

Ano. Kromě toho, že to zadání nepovažuji za dobré, tak i samotná zadávací dokumentace a smlouva nevede k minimalizaci rizik s výběrem dodavatele a nepomáhá tomu, aby byl zvolený dobrý partner.

Je těch 5,4M relevantní cena?

Odhadem se částka neodvíjí od skutečného stavu věcí, ale je nastavena tak, aby byla zakázka podlimitní. Když bych to vzal hodně po povrchu, tak chtějí 10 webů, hosting + údržbu na 48 měsíců a 2400 dalších hodin práce. Budu se držet nízko:

  • 2400 h práce je řekněme 2,4 M, spíš víc.
  • hosting bude zdarma od MENDELU
  • údržba a support na 48 měsíců je řekněme 30 000 na měsíc, takže 1 440 000 Kč
  • Na weby zbývá asi 1,6M, tedy 160 000 Kč na web

To je vlastně docela málo. Chápu, že zadavatel nechce 10 webů, ale jeden velký systém, na kterém bude weby stavět. Ale i tak — ty weby nejsou malé a zbývá vyřešit velké množství otazníků.

Kde máme začít?

Absolvujte náš bezplatný e-mailový trénink řízení webových projektů. Najdete ho na níže.

V House of Řezáč redesignujeme a optimalizujeme weby, ale soustředíme se u toho na všechny vrstvy marketingu. Výsledkem spolupráce je celkový posun vaší marketingové komunikace dopředu.

Naučte se řídit digitální projekty

Desítky let zkušeností v bezplatném e-mailovém tréninku

Jak nastavit správné cíle a záměr projektu?

Jak efektivně řídit proces tvorby webu?

Jak předcházet rizikům projektu?

Praktické zkušenosti – žádná teorie

Informace, které jinde nezískáte

Kurz je bezplatný a rozšiřuje knihu Web ostrý jako břitva o poznatky z 15leté praxe v tvorbě webů. Stačí nám váš email, na který budeme každý týden posílat nové informace.

Vaše emailová adresa

Děkujeme!
Klikněte na odkaz v e-mailu, který jsme vám poslali a můžeme začít.
Něco se bohužel pokazilo. Zkuste to, prosím, později znovu.

Jak pracujeme s vašimi osobními údaji? Podívejte se sem.