Vzdálené workshopy

Mohli jsme šít roušky, ale řekli jsme si ne. Raději jsme se rozhodli vytvořit něco, co by vám mohlo pomoct ve vzdálené práci. Výsledkem je tento článek, který shrnuje naše aktuální poznatky pro online workshopy a facilitovaná setkání.

‍

‍

V House of Řezáč děláme workshopy na většině projektů. Workshop v našem pojetí znamená, že designová dvojice něco vytváří společně se zástupci klienta. Na většině projektů využíváme:

• Úvodní workshopy pro onboardování designerů do kontextu projektu a strategické mapování
• Projektový workshop kde rámujeme a nastavujeme spolupráci a projektové řízení
• Sense-making workshopy pro analýzu a syntézu dat uživatelského výzkumu
• Ideační workshopy pro kreativní vymýšlení nápadů na nalezené příležitosti a jejich prioritizaci
• Design studio — skupinové skicování a vylepšování nápadů ostatních

‍

Cílem workshopů je vtáhnout celý tým do dění na projektu, najít shodu nad klíčovými tématy, odstranit individuální biasy a vytvořit lepší výsledky než když dělá práci jednotlivec. Dobře odvedený workshop posouvá projekt dopředu viditelně pro celý tým. Díky workshopům nemusíme tvořit rozsáhlé prezentace o výsledcích naší práce, protože klient vše zažije na vlastní kůži.

Všechny naše workshopy mají jednu věc společnou — vyžadují sdílenou plochu, na které celý tým společně pracuje a všichni vidí, co dohromady tvoříme. Tato plocha byla až do začátku letošního března stěna, flipchart nebo tabule v kanceláři — ať už u nás nebo u klientů.

Pak přišel COVID-19 a charakter naší práce se změnil takřka ze dne na den. Místo fyzického setkávání nastalo setkávání virtuální. Vzdálené workshopy tedy děláme jen pár týdnů a tento článek berte jako průběžné sdílení našich postřehů, které by pro vás mohlo být užitečné a hlavně by mohlo rozproudit další sdílení zkušeností na toto téma, které bude určitě nějakou dobu aktuální.

‍

Nástroje vzdálené spolupráce

V našem pojetí workshopů potřebujeme dva samostatné nástroje. První je nástroj pro komunikaci, druhý je nástroj pro sdílenou plochu, na které účastníci workshopů pracují.

‍

Vzdálená komunikace

Z nástrojů pro komunikaci jsme nakonec zvolili ZOOM. Důvodů bylo několik.

• Na rozdíl od mnoha dalších nástrojů má stále dobrou kvalitu hovoru.
• Na jednoho platícího facilitátora s nejnižším tarifem se může hovoru zúčastnit až 100 účastníků bezplatně.
• ZOOM zvládá nahrávat a streamovat záznam přímo z aplikace
• Pokud pořádáte veřejné workshopy, tak zvládá i registraci účastníků na jednotlivá virtuální setkání.

‍

ZOOM navíc podporuje workshopovou práci a facilitaci větších skupin — například skrze neverbální komunikaci ikonkami a možností rozdělit si skupinu na menší celky (tzv. breakout rooms) a pak je zase spojit.

‍

‍

Díky jeho narůstající popularitě se také objevily hlasy proti a vyšlo najevo, že ZOOM má problémy se špehováním účastníků hovoru včetně vás. Nám to v této fázi nevadí, takže ho používáme nadále.

Zábavná maličkost, kterou ZOOM umí, je klíčování pozadí přes webkameru — tedy pokud si ujíždíte na vaší vizuální identitě, můžete si připravit vlastní brandové pozadí. Nebo třeba různé hořící věci.

‍

‍

Pokud byste chtěli nastudovat podrobnější rozdíly komunikačních nástrojů, tak mrkněte na srovnávací tabulku (děkujeme Honzovi Habichovi za tip a autorovi tabulky za sdílení).

‍

Sdílená plocha

Z nástrojů pro sdílenou plochu jsme dlouhodobě používali MIRO. To má spoustu skvělých vlastností a máme ho rádi… a funguje do chvíle, kdy máte pro všechny účastníky spolupráce placené účty. To jde v rámci jedné společnosti bez problému, ale v agenturním nastavení pracujete s různými týmy na straně klientů a pořizovat stále jednodenní účty je otrava.

‍

‍

Takže jsme přešli u nových projektů na MURAL. Ten umožňuje neomezený počet anonymních spolupracovníků v rámci jedné plochy na jednoho placeného facilitátora. Stačí poslat lidem odkaz a můžete workshopovat. Funkčně umožňuje navíc hlasování a 🕐 časomíru už u nejlevnějšího účtu, což jsou funkce, které přijdou na vzdálených workshopech k užitku.

MURAL navíc kvůli nastupující pandemii prodloužil trial verzi produktu na 90 dní 👏, takže máte dost času na vyzkoušení.

‍

Facilitace workshopů na dálku

Hlavním úkolem facilitátora je vytvořit a udržovat pole, ve kterém pracuje skupina lidí na společném záměru s dostatečnou energií.

‍

Před workshopem

Práce facilitátora začíná plánováním. Při plánování vzdáleného workshopu si dejte pozor na délku aktivit. Vše bude trvat déle, než jste zvyklí. Někdy klidně o polovinu. Lidé navíc nevydrží s pozorností déle než hodinu a pak nutně potřebují pauzu — všichni sedí doma a zírají do počítačů. Naše tříhodinové workshopy teď dělíme na mnohem kratší úseky a přidáváme časovou rezervu.

Před workshopem posíláme účastníkům email s informacemi, co se bude dít a odkazem na setkání, který vygeneruje ZOOM. Pokud chceme mít pod kontrolou moment, kdy se účastníci připojí k setkání, využíváme waiting room.

‍

Během workshopu

První věc, kterou si uvědomíte jako facilitátor při práci na dálku, je absence fyzické zpětné vazby. Chybí mikropohyby obličeje, pachy, doteky. Úsměvy jsou rozmazané. I když všichni sdílí obličej, tak je to úplně jiné, než když jste s lidmi v místnosti.

Vzhledem k tomu, že má většina lidí vypnutý zvuk, tak neslyšíte ani jejich zvuky. Čím větší skupina účastníků workshopu, tím je tento bod důležitější i z pohledu praktické realizace. ZOOM navíc umožňuje facilitátorovi jednotlivé účastníky i celou skupinu hromadně umlčet.

Nic si z toho divného pocitu nedělejte, tak to prostě je. Vést vzdálený workshop je jen o kousek lepší než přednášet do kamery bez lidí. Je to divný. Dýchejte a představujte si, že jsou tu s vámi.

‍

Síla small-talku

To se vám bude dělat mnohem lépe, když si budete blízcí. V rámci UX Akcelerátoru jsme přidali před každé setkání dobrovolnou půlhodinku navíc. Kdo chce, ten si může povídat s ostatními a většina účastníků toho využívá.

Po small-talku typicky nastává rámování workshopu facilitátorem a základy práce s komunikačním nástrojem — pokud budete chtít od účastníků využívat pokročilé funkce, tak je potřeba je to naučit.

‍

Přehled o stavu skupiny

Facilitátor si musí udržovat přehled o účastnících — když účastníky nevidíte, tak neexistují. V rámci menších workshopů chceme, aby všichni účastníci na začátku něco řekli a už se nám stalo, že jsme někoho vynechali, protože ho facilitátor neviděl. Proto je důležité mít o účastnících vizuální přehled — k tomu vám pomohou například dva monitory, kde máte na jednom účastníky a na druhém pracovní plochu.

‍

Zpětná vazba

Při workshopech potřebujete zpětnou vazbu. Když vyzvete všechny účastníky ke sdílení současně, což je instinktivní reakce z běžných workshopů, tak se začnou vzájemně přerušovat a skákat si do řeči — aniž by chtěli! Výsledkem pak není sdílení, ale mlčení. Při verbální zpětné vazbě musíte jako facilitátor dávat slovo konkrétním účastníkům — třeba těm, kteří se neverbálně přihlásili o slovo.

Neverbální zpětná vazba lze zajistit lepíky, které si účastníci dávají před kamery nebo skrze různé nástroje. V ZOOMu lze zapnout neverbální zpětná vazba skrze sadu ikonek. Můžete tak třeba zjišťovat, kdo ještě potřebuje čas a kdo už má úkol splněn i u velkého množství účastníků. V MURALu zase mohou účastníci workshopu hlasovat.

‍

‍

Energie workshopu

Facilitátor je zodpovědný za udržování energie workshopu dostatečně vysoko a udržovat pozornost účastníků. Kromě toho, že se potřebuje na workshop dobře vyspat (vážně), tak musí práci naplánovat a zrealizovat tak, aby měl workshop spád.

Osvědčilo se nám střídat různé typy aktivit — společná tvorba na ploše, reflexe, diskuse, hlasování, apod., které musí facilitátor dopředu naplánovat. Pomáhá také změna velikosti skupiny — ať už na dvojice nebo jiné menší skupinky, které dostanou úkol a pracují na něm samostatně. ZOOM má pro tento typ práce tzv. Breakout rooms. Energii zvyšuje i střídání facilitátorů.

‍

Ukončení workshopu

Workshopy uzavíráme společnou reflexí, která shrne celou práci pro všechny účastníky. Následuje follow-up skrze e-mail. Většinou je workshop součástí dalších aktivit, takže se rovnou domlouváme, co se bude dít dál.

‍

Pojďte si povídat

Na závěr mám dva body — jednak je to diskuse — jak děláte vzdálené workshopy vy? Co je podle vás nejdůležitější pro úspěšnou facilitaci? Máte nějaké tipy na nástroje nebo osvědčené principy? Pojďme se vzájemně obohatit!

‍

Pojďte s námi tvořit

Když už sedíme všichni doma, pojďte se přidat na naše veřejné online workshopy, které vám mohou pomoci zlepšit vaše vlastní digitální weby a projekty. Aktuálně se můžete přidat na workshop Mini-audit webu, který je zdarma a naťukává problematika uživatelského testování. A nebo to můžete vzít z gruntu a stavit se za námi na Workshop optimalizace webu, který Vám za dvě odpoledne pomůže sesbírat podněty pro vylepšení Vašeho webu a rovnou i nadesignovat řešení. Termíny a odkazy k registraci posíláme dopředu newsletterem a najdete je také na našem webu.